T.C. ORTA DOĞU TEKNİK ÜNİVERSİTESİ

ÖĞRENCİ TOPLULUKLARI KURULMA VE ÇALIŞMA İLKELERİ ÇERÇEVE YÖNERGESİ

1.GENEL İLKELER

1.1. Orta Doğu Teknik Üniversitesi Öğrencilerinin Atatürk İlkeleri doğrultusunda toplumsal ve kültürel gelişmelerine yardım etmek, onları araştırıcı ve yaratıcı niteliklere sahip kişiler olarak yetiştirebilmek, dinlenme ve boş zamanlarını değerlendirme gibi sosyal gereksinimlerini karşılamak amacıyla öğrenci topluluklarının kurulması ve bunlara bütçe olanaklarına göre destek sağlanması Rektörlüğün yetkisindedir.

1.2. Orta Doğu Teknik Üniversitesinde ders dışı çalışma yapacak öğrenci toplulukları çalışmalarını aşağıdaki kurallar içinde yürütürler. Rektörlük, bu çalışmalarla ilgili yetki ve görevlerini Sağlık, Kültür ve Spor Dairesi Başkanlığı, Kültür İşleri Müdürlüğü ve Akademik Danışmanlar yardımıyla kullanır ve yerine getirir.

2.AKADEMİK DANIŞMANLAR

2.1. Üniversitenin tam ve yarı-zamanlı öğretim üyeleri veya öğretim görevlileri arasından kendisinin de onayı alındıktan sonra Topluluk Yönetim Kurulunda belirlenerek Rektörlükçe onaylanır.

2.2. Madde 1.1’deki amacın gerçekleşmesini sağlayacak biçimde kurulacak topluluklarla ilgili tüzük ve çalışma programlarının hazırlanmasına yardımcı olurlar.

2.3. Üniversitenin belirleyeceği genel ilkeler çerçevesinde, topluluk çalışmalarını denetler ve yürütülmesine yardımcı olurlar.

2.4. Topluluğun gereksinimlerine göre bütçe hazırlığına yardımcı olur, üniversitenin para, araç-gereç ve yer olanaklarından yararlanmaları için gerekli yönetimsel gelişmelerde bulunurlar.

2.5. Yönetim Kurulunun çalışmalarını ve karar defteri tutmasını denetler.

2.6. Rektörlük tarafından düzenlenecek Akademik Danışman toplantılarına katılarak topluluklar arasında anlayış ve işbirliğinin sağlıklı bir şekilde yürütülmesine katkıda bulunurlar.

3. TOPLULUKLARIN KURULMASI

3.1. Öğrenciler, topluluk kuruluş ve işleyişi ile ilgili ilk başvuruyu Kültür İşleri Müdürlüğü’ne yaparlar.

3.2. Topluluk kurmak isteyen öğrenciler ilgi alanları doğrultusunda çalışmalarda bulunabilmek için öngörülen Akademik Danışmanın adını, geçici Yönetim Kurulu ve en az 20 kişiden oluşan üye listesi ile hazırladıkları topluluk tüzüğünü Rektörlük onayına sunarlar.

3.3. Geçici olarak kuruluşuna izin verilen topluluk tüzüklerinde belirtilen amaca uygun olarak bir dönem içinde üç etkinlik düzenledikten sonra Rektörlük onayı ile resmen kurulmuş olur.

3.4. Kuruluşuna izin verilen topluluk bir ay içerisinde Genel Kurulu toplayarak Yönetim Kurulunu seçer. Topluluk Yönetim Kurulu Listesi Kültür İşleri Müdürlüğü tarafından Rektörlük onayına sunulur.

4. TOPLULUKLARA ÜYE OLMA KOŞULLARI

4.1. Üyelik başvurusu, Kültür İşleri Müdürlüğünce hazırlanan ve öğrenci tarafından doldurulup imzalanan üyelik formunun Kültür İşleri Müdürlüğüne verilmesi ve üyelik kartı düzenlenmesi ile gerçekleşir.

4.2. Topluluğa üyelik için başvuran öğrencilerin ODTÜ’ye kayıtlı öğrenci ya da ODTÜ çıkışlı olmaları gerekmektedir.

5.TOPLULUK TÜZÜĞÜ

5.1. Her topluluk kendi topluluk tüzüğünü hazırlar. Bu tüzükler çerçeve yönetmeliğe aykırı hükümler içermez. Topluluk tüzüğünde bulunması gereken ana başlıklar şunlardır: Kuruluş, Amaç ve Etkinlikler, Üyelik, Genel Kurul ve Görevleri, Yönetim Kurulu ve Görevleri, Denetim Kurulu ve Görevleri, Evraklar.

5.2. Üyelik:

5.2.1. Üyelik, Kültür İşleri Müdürlüğünden üyelik kartının alınması ile kesinleşir.

5.2.2. Aktif üye olunması ise üyenin bir öğrenim yılı içinde topluluk çalışmalarından etkin olarak görev almasına ve genel kurullara katılmasına göre yönetim kurulu tarafından belirlenir ve akademik danışmanın onayı ile kesinleşir.

5.2.3. Seçme ve seçilme hakkına ancak aktif üyeler sahiptir.

5.2.4. Yönetim Kurulu ve Denetleme Kurulu Üyeleri doğal olarak aktif üye sayılırlar.

5.2.5. Her üyenin topluluktan ayrılma hakkı saklıdır. Ayrılma dilekçesinin yönetim kuruluna ulaşmasıyla üyelik hakları düşer. Öğrenci yeniden üye olmak isterse topluluklara alınma koşullarını yerine getirmek zorundadır.

5.2.6. Yönetim Kurulu topluluğun amacına ters düşen davranışlar içinde bulunan ya da disiplin cezası alan üyeleri, gerekçe göstererek üyelikten çıkarabilir. Karar Yönetim Kurulunun oy çokluğu ile alınır, Akademik Danışman, Kültür İşleri Müdürlüğü ve Rektörlük onayı ile kesinleşir.

5.3. Genel Kurul:

5.3.1. Topluluğun en yetkili karar organıdır.

5.3.2. Topluluğun kayıtlı üyelerinden oluşur.

5.3.3. Bir öğrenim yılında en az iki kez, Genel Kurula katılma hakkı bulunan üyelerin yarısından bir fazlasının katılımı ile toplanır. İlk toplantıda yeter sayı sağlanmazsa ikinci toplantıda çoğunluk aranmaz.

5.3.4. Yönetim Kurulunun ve Denetim Kurulunun önerileri yada üye çoğunluğunun (%51) yazılı isteğiyle olağanüstü toplanır.

5.3.5. Olağan ve olağanüstü toplantıları bir hafta önceden duyurur.

5.3.6. Topluluğun tüzük ve yönetmeliğini onaylar, değişiklik önerilerini görüşüp karara bağlar.

5.3.7. Öğrenim yılı başında etkinlik raporlarını onaylar, öğrenim yılı sonunda ise topluluğun Dönem Sonu Raporunu, gelir-gider çizelgesini ve denetleme kurulunun raporlarını inceler ve karara bağlar.

5.3.8. Rektörlük gerek görürse genel kurulda gözlemci bulundurabilir.

5.4. Yönetim Kurulu

5.4.1. Genel Kurulda gizli oyla seçilen en az üç, en çok yedi asil üyeden oluşur. Asil üye sayısı kadar yedek üye seçilir.

5.4.2. İlk toplantısında başkan, başkan yardımcısı, muhasip üyeyi seçer. Başkan, topluluğun her türlü karar ve yürütme işinden sorumludur. Muhasip üye topluluğun tüm parasal işlerini yürütür ve gerekli belgeleri düzenli olarak tutar.

5.4.3. Seçim sonuçlarını bir hafta içinde, tutanakla birlikte Kültür İşleri Müdürlüğü’ne iletir.

5.4.4. Başkanın sorumluluğunda, topluluk amaçlarının ve çalışma konularının gerçekleştirilmesini sağlar, Genel Kurul kararlarını uygular.

5.4.5. Başkanın sorumluluğunda, yasalarda, topluluk tüzüklerinde belirtilen görevlerini yerine getirir ve yetkilerini kullanır.

5.4.6. Başkanın sorumluğunda, topluluk etkinliklerinde geçici olarak çalışmak isteyen ODTÜ mensupları ve diğer üniversite öğrencileri için Akademik Danışmanın bilgisi içinde Kültür İşleri Müdürlüğü’ne başvurur ve Rektörlük onayını alır.

5.4.7. Topluluğun yapacağı etkinlikler için, topluluk Akademik Danışmanın bilgisi içinde, başkanın yazılı başvurusu ile Kültür İşleri Müdürlüğü ve Rektörlükten izin alır.

5.4.8. Çalışma raporunu en geç 15 Haziran’a kadar ve etkinlik programını her öğrenim yılının ilk ayı sonuna kadar Kültür İşleri Müdürlüğü’ne verir.

5.4.9. Genel Kurul toplantılarının gün, saat, yerini saptar.

5.4.10. Topluluklar kullanacakları yerler için Rektörlükten izin alırlar. Bu yerlerin topluluk amaçlarına uygun olarak kullanımından ve denetlenmesinden sorumludurlar. Bununla ilgili düzenleme ve disiplin önlemlerine kendi tüzükleri içinde yer verirler.

5.4.11. Çalışma yan kurulları kurar ve bu yan kurulların çalışmalarını denetler.

5.4.12. Genel Kurulda alınan kararları üyelere ve ilgili birimlere duyurur ve uygular.

5.5. Denetim Kurulu:

5.5.1. Genel Kurulda seçilen üç asıl ve üç yedek üyeden oluşur.

5.5.2. Topluluğun bütçe ve hesap işlemleri ile ilgili defter ve belgeleri her öğrenim dönemi sonunda inceler, sonuç ve önerilerini Yönetim Kuruluna bir raporla bildirir.

5.5.3. Yönetim Kurulu tarafından düzenlenen bir sonraki öğrenim dönemine ilişkin programının ve bütçesinin görüşüleceği toplantıda hazır bulunarak önerilerini bildirir.

5.5.4. Satın alınan eşyanın Orta Doğu Teknik Üniversitesi Ayniyat Saymanlığına Kültür İşleri Müdürlüğü aracılığı ile kaydettirilmesini sağlar.

5.6. Evraklar

5.6.1. Üye kayıt defterinde üyelerin adları, sınıf, numara ve bölümleri belirtilir.

5.6.2. Yönetim Kurulu ve Genel Kurul karar defteri tutulur.

5.6.3. Topluluğun kullanması için verilmiş demirbaşlar numaraları ile demirbaş defterine yazılır.

5.6.4. Faturalar ve gelir-gideri gösteren belgeler düzenli olarak tutulur.

6. DİSİPLİN İŞLERİ

6.1. Topluluk etkinlikleri kapsamında topluluk amaçlarına ters düşen yada öğrenci disiplin yönetmeliğine aykırı davranışlarda bulunan öğrenciler hakkında topluluk akademik danışmanı, Yönetim Kurulu yada Kültür İşleri Müdürlüğünün önerisi üzerine Rektörlük Makamının onayı ile öğrenci disiplin yönetmeliği uyarınca işlem yapılır.

6.2. Topluluk etkinlikleri kapsamında topluluğun Öğrenci Toplulukları Kurulma ve Çalışma İlkeleri Çerçeve Yönergesine aykırı etkinliklerde bulunduğunun kesinleşmesi durumunda, topluluk Kültür İşleri Müdürlüğünün önerisi ve Rektörlük onayı ile kapatılır.

6.3. Bir öğrenim yılında amacına uygun çalışmalar yapmayan, çalışma raporunu en geç 15 Haziran’a kadar ve etkinlik programını her öğrenim yılının ilk ayı sonuna kadar Kültür İşleri Müdürlüğüne vermeyen ve topluluk tüzüğünde belirtilen sürede Yönetim Kurulunu seçmeyen topluluk Kültür İşleri Müdürlüğü’nün önerisi ve Rektörlük Onayı ile yazılı olarak uyarılır. Yukarıda adı geçen belgelerin bir sonraki öğrenim yılında Kültür İşleri Müdürlüğüne verilmemesi durumunda topluluk, Kültür İşleri Müdürlüğünün önerisi ve Rektörlük onayı ile kapatılır.

6.4. Gerekli çalışmaları yapmadığı için uyarılan topluluk bir sonraki dönem içinde de çalışma yapmazsa ya da Yönetim Kurulunu seçmezse Kültür İşleri Müdürlüğünün önerisi ve Rektörlük onayı ile kapatılır.

6.5. Topluluklarla ilgili her tür uyuşmazlıklar Rektörlükçe karara bağlanır.

7. PARASAL HÜKÜMLER

7.1. Toplulukların gelirleri, üniversiteden topluluğa ayrılabilecek bütçe, bağış, yardımlar, gösteri, konser gibi etkinliklerden elde edilen gelirlerden oluşur. Toplulukların gelir ve giderleri Kültür İşleri Müdürlüğü tarafından denetlenir ve Rektörlük onayına sunulur.

7.2. Topluluklar, ödeme belgeleri ile birlikte muhasebe defteri ve demirbaş defteri tutmak zorundadırlar.

7.3. Muhasebe ve demirbaş defterleri Akademik Danışman, Kültür İşleri Müdürlüğü ve Rektörlük tarafından denetlenir.

8. YÜRÜRLÜK

8.1. Bu çalışma ilkeleri …………………………. günlü Rektörlük onayı ile yürürlüğe girmiştir.

8.2. Bu yönergenin yürürlüğe girmesinden sonra yapılabilecek değişiklikler Kültür İşleri Müdürlüğü tarafından Rektörlük onayına sunulur.