ÖĞRENCİ İŞLERİ DAİRESİ BAŞKANLIĞI

Öğrenci İşleri Dairesi Başkanlığı, ODTÜ'ye yaraşır bir hizmet sunmak, ilişkilerinde güleryüzlü ve sevecen davranmak, hizmet verdikleri öğrenci, akademik ve idari personel ile veli grubuna, doğru ve eksiksiz bilgiyi akademik takvime bağlı olarak zamanında iletmek ve öğrenciyi gereksinimleri doğrultusunda doğru birimlere yönlendirmek ilkesiyle çalışır. Toplam personel sayısı 45’dir.

Öğrenci İşleri Dairesi Başkanlığı, öğrencilere ait her notun sekreterler tarafından elde kütüklere işlenerek amirleri tarafından da tek tek kontrol edildiği ve dört parçalı olarak basılan karnelerin elde "giyotin" denilen aletlerle sekreterler tarafından kesildiği günlerden bugünlere gelmiş ve şimdi bilgisayar başta olmak üzere her türlü iletişim aracından yararlanmaktadır.
 

Birimimizin idari yapısı

Birimimizde her öğrencinin sınıfı ve bölümü itibari ile bir bölüm danışmanı vardır. Bölüm danışmanı başına düşen ortalama öğrenci sayısı yaklaşık 1000 civarındadır. Öğrenci akademik bir sorunu olduğunda bölüm danışmanına giderek yardım alabilir, kendi dosyasına, bilgilerine ulaşabilir. Bunun dışında askerlik, burs gibi özel konularda da ayrı ayrı danışma birimlerimiz mevcuttur. Bölüm danışmanlarımız öğrencilerin bölümlerindeki akademik danışmanları ve bölüm sekreterleri ile koordinasyon içinde öğrenci ile ilgili her türlü işlemi (öğrenci belgesi, transcript, izin, mezuniyet vb.) yürütürler
 

Akademik yıl boyunca yürütülen çalışmalar

Eylül ayında üniversiteyi yeni kazanan öğrencilerin kayıtları ile birlikte akademik yıla başlanır. Arkasından eski öğrencilerimizin kayıt yenilemeleri yapılır. Kayıtlar biter bitmez bu kez öğrencilerin not ortalamalarına ilişkin hesap işlemleri ve dönem sonunda hangi öğrencilerin mezuniyete aday olduklarının tespit edilmesi çalışmaları başlar, mezuniyet işlemleri ile dönem bitirilir. Şubat ayında bahar dönemine aynı işlemlerle başlanır, "Diploma Töreni" ile akademik yıl bitirilir. Yaz aylarında 'Yaz Okulu' işlemleri sürer, yatay geçiş, çift anadal/yandal başvuruları alınır, yeni gelecek öğrenciler için hazırlıklar yapılır. Periyodik olarak aynı süreç yeni bir akademik yıl için yeniden başlar.
 

Otomasyon Projesi

Öğrenci İşleri Dairesi Başkanlığı’nda Otomasyon projesi çerçevesinde Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı (BİDB) tarafından hazırlanan ve sunulan yeni programlar kullanılmaktadır. Mevcut programların eksikliklerinin tamamlanmasına çalışılmakta ve halihazırda elde yapılan bazı işlemlerin de otomasyon kapsamına alınması için çalışmalar devam etmektedir. BİDB tarafından hazırlanan 100’ü aşkın programın, etkin bir biçimde kullanılmalarını sağlamak üzere, elemanlarımız program dahilinde eğitim görmektedirler. Bu proje kapsamında eskiden yazışmalar yolu ile yapılan pek çok iş bölümlerimiz tarafından bilgisayar ortamında yapılmaktadır. Böylece birimler arasında evrak alışverişi azalmıştır. Proje içinde genel amaç, daha az zamanda, daha az emekle işlemlerin yürütülmesi ve gittikçe insan hatasına yer vermemek üzere işlemlerin bilgisayar ortamında yapılmasını sağlamaktır. Otomasyon çalışmalarının hızla tamamlanması hedeflenmiştir. Programların, değişen yönetmelikler çerçevesinde Bilgi İşlem Dairesi Başkanlığı ile koordinasyon çerçevesinde güçlenmesi için çalışmalarımız sürmektedir.

Öncelikli görevlerimizden biri de, ilgili birimlere (öğrenci/akademik ve idari personel/veli) güncel akademik konularda bilgi aktarımı sağlamaktır. İlgili birimlere güncel, akademik konularda bilgiyi detaylı ve zamanında vermenin önemli olduğuna inanıyoruz. Bu amaçla WEB sayfalarımızı oluşturduk. Öğrenci İşleri ile ilgili her türlü konuyu sayfalarımıza detaylı bir şekilde koyuyoruz. Böylece ilgili tüm birimler, istedikleri anda bu bilgilere ulaşabilmektedirler.
 

Eğitim çalışmalarımız

Elemanlarımız ile öğrenci arasında sevgi ve yardıma dayalı bir ilişki geliştirilmesinin gerekli olduğuna ve elemanların öğrenci/akademik ve İdari personel/veli grubu içinde iletişim becerilerinin geliştirilmesinin gerekliliğine inanıyoruz. Çalışanlar belirli aralıklarla hizmet içi eğitim programlarından (seminerler, empati kursları vb) yararlanmaktadırlar. Bir grup elemanımız "Etkili İletişim Becerileri" kursuna, yönetici düzeyde olanlarımız Üniversitemiz Sürekli Eğitim Merkezi'nin düzenlediği "Yönetici Eğitimi" kurslarına ve sekreterlerimiz de "Sekreter Eğitimi" kurslarına katılmış ve sertifika almışlardır. Elemanlarımız ayrıca İngilizce ve Bilgisayar kurslarından da yararlanmaktadırlar.